Güncelleme: 21.01.2026 • Okuma: 12–14 dk
Stok takibi için minimum gerekli sistem: ürün/malzeme listesi + başlangıç miktarı + giriş-çıkış kayıtları + haftalık sayım + minimum stok seviyesi. Amaç “tam mükemmel tablo” değil; eksik kalmadan ve fireyi görerek yönetmek.
Stok Takibi Neden Önemli?
Stok takibi yapılmadığında sorun genelde “stok bitti” diye görünür. Ama asıl problem çoğu zaman şudur: stok var sandın ama yokmuş. Bu da iki büyük maliyet çıkarır:
- Satış kaybı: Ürün yok, müşteri başka bir şey seçmiyor, gidiyor.
- Gizli kayıp: Fire, eksik gramaj, yanlış üretim, kontrolsüz tüketim.
Basit bir stok sistemi kurunca “kimin hatası” tartışması azalır, iş daha sakin ilerler. En önemlisi: kâr görünür hale gelir.
Kafe/Restoran İçin Stok Türleri (Önce bunu ayır)
Stok takibi yaparken her şeyi tek sepete koymak işleri zorlaştırır. En pratik yöntem: stokları 3 gruba ayırmak.
1) Hammaddeler (mutfak/bar)
Kahve çekirdeği, süt, şurup, un, peynir, et, patates… yani üretimde kullanılanlar. Bunlar fireye en açık gruptur.
2) Hazır ürünler (satılan ürün)
Şişe içecek, paketli tatlı, hazır sandviç gibi doğrudan satılan ürünler. Sayımı daha kolaydır.
3) Sarf malzemeler
Bardak, kapak, peçete, paket servis kutusu… Bunlar satışın kendisi değil, ama maliyeti ciddi etkiler.
En Basit Stok Takip Sistemi (Hemen Uygulanır)
Birçok işletme “stok takibi zor” der çünkü “mükemmel sistem” hedefler. Halbuki en iyi sistem, ekip tarafından düzenli yapılan sistemdir. Başlangıç için şu 6 alan yeterli:
- Ürün/Malzeme adı (ör. Arabica çekirdek)
- Birim (kg, lt, adet, paket)
- Mevcut stok (bugünkü)
- Minimum stok (altına inerse sipariş ver)
- Son giriş tarihi (ne zaman geldi?)
- Not (tedarikçi / raf ömrü / saklama)
Bu tabloyu Excel/Google Sheet ile de yaparsın, sistem içinde modül varsa daha rahat olur. Ama mantık aynı: görünürlük.
Kural: Başta sadece “en kritik 30 kalem”
İlk gün 300 ürün girersen sistem çöker (insanlar bırakır). Başlangıç için en çok tüketilen ve en pahalı 30 kalemi seç: kahve, süt, şurup, peynir, et, paket servis malzemeleri… 1 hafta sonra 30 daha eklersin.
Minimum Stok Nasıl Belirlenir?
Minimum stok, “bitmeden sipariş ver” çizgisidir. Bunu belirlemenin en pratik formülü:
Minimum Stok = (Günlük Ortalama Tüketim × Tedarik Süresi) + Güvenlik Payı
Örnek: Süt günde 12 litre gidiyor, tedarik 2 gün sürüyor → 24 litre. Güvenlik payı 10 litre ekle → minimum stok 34 litre.
Güvenlik payını neye göre koyarsın?
- Hafta sonu yoğunluğu varsa +%20–%30
- Tedarikçi gecikiyorsa +1 gün
- Ürün çok kritikse (kahve çekirdeği gibi) daha yüksek pay
Sayım Rutini: Günlük mü Haftalık mı?
Her şeyi her gün saymak pratik değil. Ama bazı kalemleri her gün “hızlı kontrol” yapmak çok işe yarar. Kafe/restoran için ideal yaklaşım:
Günlük hızlı kontrol (5 dakika)
- Kahve çekirdeği
- Süt
- Şişe içecekler (en çok satan)
- Paket servis kutusu/bardak
Haftalık sayım (30–60 dakika)
Haftada bir, kritik 30–60 kalemi say. Bir kişi sayar, bir kişi kontrol eder. Bu ikili kontrol, hatayı ciddi azaltır.
Aylık derin sayım (isteğe bağlı)
Eğer işletme büyüdüyse veya fire yüksekse ayda bir tam sayım yapılabilir. Ama çoğu küçük işletmede haftalık + günlük kritik kontrol yeterlidir.
Sayımı “kapanışta” değil, mümkünse sabah açılış öncesi yap. Kapanışta herkes yorgun olur ve hata artar.
Fire ve Kaçak Nasıl Kontrol Edilir?
Fire kontrolü, stok takibinin en değerli kısmıdır. Çünkü fire genelde “küçük küçük” olur ama ay sonunda büyük rakama dönüşür.
1) Standart reçete (gramaj) belirle
Örnek: Latte için kaç gram kahve, kaç ml süt? Bu standart olmazsa “stok niye bitti?” sorusunun cevabı bulunmaz.
2) En çok satan 10 ürün için tüketim tahmini çıkar
Basitçe: bugün 80 latte satıldıysa kahve tüketimi beklenen miktarda mı? Büyük sapma varsa sebebi araştırılır: dökülme, yanlış ölçü, personel hatası.
3) İptal/ikram takibi
Kasa tarafında iptal/ikram kaydı tutulmazsa stokta “gizemli kayıp” olur. Bu yüzden POS tarafında yetki ve kayıt önemli. (Adisyon/pos akışı için Adisyon sayfasına da bak.)
Sipariş Planı: Stok Bitmeden Nasıl Sipariş Verilir?
Stok takibinin hedefi “bitince sipariş” değil, bitmeden planlı sipariş. Pratik yöntem:
1) Sipariş günü belirle
Örnek: Her Pazartesi ve Perşembe sipariş. Bu rutin, depoyu sakinleştirir.
2) “Minimum stok altı” listesini otomatik çıkar
Tablo veya sistem; minimum stok altına düşenleri listeler. Sen de o liste üzerinden sipariş verirsin.
3) Tedarikçi sürelerini yaz (çok önemli)
Bazı ürünler 1 günde gelir, bazıları 4 günde. Minimum stok hesabı buna göre değişir. Bu yüzden her kalemin “teslim süresi” notu olmalı.
Sık Sorulan Sorular
Bu sorular Google’da çok aranır — o yüzden kısa ve net cevapladık.
1) Stok takibi için en iyi yöntem nedir?
En iyi yöntem, düzenli uygulanan yöntemdir. Küçük işletmelerde “kritik 30 kalem + minimum stok + haftalık sayım” en pratik çözümdür.
2) Excel ile stok takibi yapılır mı?
Evet. Başlangıç için Excel/Google Sheet yeterli olur. İş büyüyünce POS ile entegre stok daha rahat yönetilir.
3) Minimum stok kaç olmalı?
Günlük tüketim × tedarik süresi + güvenlik payı. Ürün kritikliğine ve hafta sonu yoğunluğuna göre güvenlik payını artırabilirsin.
4) Fire nasıl azaltılır?
Standart reçete (gramaj), iptal/ikram kaydı, haftalık sayım ve kritik kalemlerde günlük kontrol fireyi belirgin azaltır.
5) Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Kritik kalemlerde günlük hızlı kontrol; genel stokta haftalık sayım çoğu kafe/restoran için yeterlidir.
6) Stok takibi kârlılığı gerçekten etkiler mi?
Evet. Çünkü kayıp çoğu zaman “satış az” değil, “kontrolsüz tüketim ve fire” olur. Stok görünür olunca kâr da görünür olur.
7) Stok takibi POS ile nasıl ilişkilidir?
POS satışları kaydeder; stok ise o satışın arkasındaki tüketimi gösterir. İptal/ikram gibi işlemler kayıtlı değilse stokta kayıp görünür.
8) KasaGO ile stok takibine nasıl başlarım?
En kolay başlangıç: Trial. İlk gün kritik 30 kalemi ekle, minimum stok gir, haftalık sayım rutinini oturt.